Откуда растет бюрократия?

[MrSTEP]

Слова из заголовка можно положить на мотив известной песни "С чего начинается Родина? ...". Далее в песне идет много ответов на этот вопрос. Я же попытаюсь дать один ответ, на одном конкретном примере со своей работы.

Напомню, что я работаю в управляющей компании агропромышленного холдинга, техником-программистом. Наши предприятия расположены в трех областях - Белгородской, Воронежской и Курской. Отсюда и название агропромышленной группы - БВК. Занимаются они, в зависимости от направления, выращиванием и производством кормов, свиноводством, переработкой продукции и дистрибуцией. На паре-тройке удаленных предприятий есть админы, но по большому счету, все серьезные дела и поломки лежат на нас. Ну и теперь перейдем к той сфере нашей деятельности, в которой и зародились бюрократические замашки.
Думаю, ни для кого не секрет, что админам постоянно надо закупать комплектующие и расходники - одно ломается, второе заканчивается. Нашим основным поставщиком был компьютерный магазин «Все для офиса», большинство необходимых товаров мы приобретали там. Годами выработанная схема выглядела так: мы приезжаем к ним по мере необходимости, сдаем в заправку картриджи и берем то, что нам нужно. Все это записывается, позже выставляются счета. Если чего-то нужного нет в наличии, то это забирается в следующую среду, когда приходит машина с товаром. Все было легко и приятно, примерно раз в неделю руководителю относилась на подпись пара счетов и накладные, следом они уходили в проплату и бухгалтерию соответственно. Не было особых проблем - нужен ли новый блок питания, картридж, или что-то еще - поехали, взяли, заменили. Однако ближе к ноябрю в хорошо отлаженную схему вмешался вездесущий СЭБ - служба экономической безопасности. Видимо, они решили фильтровать товары и поставщиков, дабы не расходовать лишние деньги. Таким образом, мы начали работать по предоплате - без счета никакой товар нам не давали. Вернее, директор магазина был бы рад отдать тот же банальный принтер, чтобы он не занимал место в магазине, но руководитель СЭБ договорился иначе. Нам, конечно, это было в диковинку - на каждую новую железку нужно было взять счет, поставить подпись своего руководителя, завизировать у специалиста СЭБ, поставить дебиторку у бухгалтера и отнести финансистам. При этом СЭБовцу надо было объяснить, что это и для чего, нет ли варианта подешевле, и проследить, сделана ли нам корпоративная скидка. На это все мог уйти день, плюс пара-тройка дней оплаты. В добавок к этому, магазин видел деньги только на следующий день. В общем, с момента возникновения потребности в товаре до момента его получения проходило около недели. А если поставщик был не «Все для офиса», а сумма счета более пяти тысяч, то к этому счету требовалось предоставить конкурентный лист, нет ли где-то подешевле. На поиск конкурента могло уйти более дня, поэтому процесс затягивался еще сильнее. Кроме этого, вместе с товаром нужно было забрать товарные накладные, которые делаются не меньше 40 минут. Поэтому теперь выезд в магазин стал занимать пару часов, вместо привычного получаса. Даже выезд на час раньше казался тогда слишком длинным, а теперь можно было выехать на два и не успеть. Надо ли говорить, сколько бумаг прибавилось на наших столах, и какая каша начала твориться с товаром. Вот тут-то я вспомнил, что такое бюрократия, и понял, откуда она в таком количестве в нашей стране. Отсюда она и начинается, с бардака на одном предприятии, когда кто-то хочет сделать лучше, а получается как всегда.

У меня было ощущение, что после пары серьезных поломок эта система тоже перестанет работать. Я был прав наполовину. Не прошло и месяца, как произошло смягчение режима: если что-то нужно было срочно забрать, наш руководитель договаривался с директором магазина, и нам это отдавали без проплаты. Так же мы забирали картриджи, но это было оговорено раз и навсегда. Чуть позже мы сами стали просить забрать товар вне очереди, и сам директор кое-что хотел поскорее отдать. Сами уже приноровились работать со счетами, брать их как можно рациональнее, и подписывать их с нужным подходом и в правильной последовательности. Ко всему ведь человек привыкает, куда его не загони. Но раз-другой в неделю два часа в магазине проторчать приходится. Вот так вот меняется все, на глазах буквально.

Кстати, коли я говорил о том, что в нашем подчинении несколько предприятий, то нужно сказать о том, что с введением предоплаты на нас повесили снабжение и заправку удаленных предприятий с Курска, Воронежа, Россоши, Белгорода. Видите ли, у нас с нашей скидкой получается дешевле, чем там, поэтому нам с Россоши передают здоровые короба с картриджами на заправку, а мы нянчим их туда-сюда, между кабинетом, машиной, магазином и проходной. Плюс к этому, мы закупаем тонер для Kyocerа и всю компектуху, и передаем это заказчикам. Наш город меньше любого из них раза в два, но при этом остается центральным распределительным пунктом компьютерной техники. Приятно по-своему конечно, но хранить всю эту лабуду у нас особо негде, ибо толпа в 16 человек, называемая службой Информационных технологий, ютится в четырех подсобных помещениях актового зала, без единого окна, с тремя дверьми. Два руководителя, сектора 1С и видеонаблюдения не в счет, и отношения к этим товарам не имеют. И остается один кабинет шестерым админам и товару для доброй половины предприятий группы. Да, у нас на мансарде есть склад, даже два, но.. Один забит нерабочей техникой, до которой не доходят руки оформить списание и выкинуть. На втором техника рабочая, но и другого хлама хватает. Подняться на мансарду не так просто - прямо за лестницей пластиковая дверь, открывающаяся наружу. Мы-то конечно уже приноровились открывать все возможные двери, но на ровных поверхностях, а не на лестнице. Если обычный системник можно сунуть под мышку и открыть дверь свободной рукой, то старая ЭЛТшка под мышкой не держится, приходится орудовать пальцами и балансировать на ступеньках. Не очень удобно, скажу я вам.

Поэтому, приходится делиться своими столами и креслами с товаром. Нередко все это стоит в проходах и заставляет удивляться гостей - откуда у нас столько всего берется и как это все у нас помещается? Да вот узнайте у СЭБовцев, откуда. Всем было лучше, когда каждый закупал товар для себя. А теперь стало лучше только для бюджета, но мы-то этого не видим. Мы видим только, что у нас условий нет для доставки чужого товара из магазина и хранения его в кабинете. Ну и соответственно, зарплату нам тоже никто не поднял. А работы-то прибавилось. Хотя ладно, про з/п я молчу. Дайте нам условия, и на том спасибо. А то ведь в магазин мы ездим либо на ВАЗ 2114, либо на Логане. Машины далеко не грузовые, поэтому чаще всего, и багажник, и задние сиденья оказываются забиты. А при торможении кое-что и в подголовник стучится. В общем, про поездки много еще можно говорить, но тут порой и наша неорганизованность всплывает. Это отдельная тема, а этот рассказ пора заканчивать. Уже несколько раз принимался писать, и постоянно новые мысли добавляются. Кстати, на той неделе еще и новый случай добавился: купили мы для Россоши системник и два монитора. Надо это все передать на проходную диспетчеру, что бы оно уехало с ближайшей машиной. Так делалось всегда, проблем не было – подписал адресата на коробке или бумажке, накладные приложил, и все, скатертью дорога. А ту что-то заартачились диспетчера, не повезем, не будем ответственность брать. Ладно. Сказали руководителю, тот договорился с заведующей складом, сказал нам "отнесите, Ирина Викторовна передаст". Да как-то толи слабо договорился, толи Ирина Викторовна передумала, но через некоторое время после трансфера товара на склад нам позвонили и заставили все забрать, ибо они тоже отказались что-то куда-то передавать. Плюнули, забрали, скинули в углу - нихай стоит, пусть сами заказчики договариваются. Хрена его нянькать туда-сюда? Они, видите ли, ответственность брать не хотят. А мы берем за чужое добро, и таскаем его на своем горбу, а кто это замечает.. Только в понедельник кое-как отдали водителю, которому тоже не хотелось трясти комп и мониторы. Печально это все, друзья. Да только мало что мы сделать сможем, кому это интересно будет. Начальник нашей службы мужик хороший, и прикроет всегда, и договорится, где надо. Можно через него вопрос поднять, но аргументов у нас мало, неубедительно будет. Впрочем, время еще покажет, как нам быть. Определенные перемены грядут, что-то новое принесут, а дальше видно будет. На этом свое повествование я закончу. Надеюсь, никого сильно не утомил. Спасибо всем за внимание.


Откуда растет бюрократия?
С людей, что админами звать?
Из тех, кто с товаром работая,
Имеют шанс приворовать..

А может она зарождается
В головах вездесущей СБ?
В спецах, что в погоне за прибылью
Порядки наводят везде?

 

[Vladimir_S]

Ух, милый ты мой, наивный человек! И ты еще жалуешься? А поработал бы в бюджетной организации - вот и узнал бы, почем фунт лиха! Ибо над нами крыла свои черные распростер "Закон о тендерах", каковой душит костлявой рукой так, что твои жалобы представляются столь мелкими и незначительными, что... ну да ладно. А суть в том, что по закону ты не имеешь право потратить ни рубля бюджетных денег (ну... не совсем "ни рубля", какие-то сверхмизерные траты можно) без конкурсов, тендеров, котировок, заключений госконтрактов и т.п. Очень больно это дело бьет, в частности, по научной сфере - ведь очень многое оборудование выпускается единственной в мире фирмой, и никаких тендеров в принципе быть не может, но чиновнику это не указ - вынь да положь коммерческие предложения от нескольких заявителей! Хоть сам организуй фирмы-конкуренты! Да если бы только в научной... Сколько ситуаций в нашем городе, когда срывались и затягивались сроки ремонта улиц, а почему? А потому, что власть и рада была бы заключить контракт с надежной проверенной фирмой, но нет: извольте провести тендер, на котором "побеждают" жулики, предложившие демпинговый вариант, и зачастую даже городские власти тут бессильны! Закон (твою мать)! Нечего и говорить, что уже найдены и успешно реализуются способы обхода этих идиотских требований, только откати.
Кстати, помнится еще С.Шойгу, будучи министром ЧС, возмущался, что настольные лампы сотрудникам невозможно купить без заполнения вагонов бумаг по тендерам, котировкам, госконтрактам и пр.
И ведь вот как всегда - в основе здравая идея: избежать монополизации, сговоров и т.п., но в результате это не преодолено ничуть, а только еще чиновников наплодили. У нас в организации вон целый отдел появился, сотрудники коего как раз и занимаются исключительно этими тендерами да котировками.
Воистину, Виктор Степаныч своим "Хотели, как лучше, а получилось, как всегда" бессмертие себе обеспечил.

 

[MrSTEP]

Да я понимал, Володь, что бывает и хуже. Просто вот только тут увидел зародыш этой всей проблемы, ее старт в масштабах одного предприятия. Вот как мысли одного человека превращаются в локальные положения, а положения перерастают в законы. А ты, Володь, как раз и показал, во что это выливается, и до какого идиотизма (если не сказать маразма) дорастает.

 

[KUS]

-Да, дурость российская неистребима...
-А не кажется ли вам, Сергей Александрович, что эта дурость очень хорошо организована?

к/ф "Бандитский Петербург".

Бандитский Петербург 2 «Адвокат» 3 - YouTube

21-я минута.

 

[MrSTEP]

Да уж, дурдом у нас организовать умеют.. Не знаю даже, имеет ли что-то лучшую организацию, чем дурдом.

 

[AlexZir]

Владимир, вы еще забыли упомянуть о сроках финансирования, когда для того, чтобы сделать закупки, требуется за 3 недели написать заявку на выделение средств главному бухгалтеру централизованной бухгалтерии, при этом деньги берутся со спецсчета своего же предприятия. То есть фактически без высочайшего одобрения бюджетная организация не может распорядиться своими же собственными средствами так, как это требует текущее положение дел.

 

[Cruzzz]

Занимаясь закупками средств ВТ много лет в различных конторах (различных опять же масштабов), постепенно нашлось вполне оптимальное решение. Которое и субординационно-бюрократические критерии выдерживает, и с ИТ-шников снимает массу головняка. Для бюджетников не годится (алгоритм есть, но существенно расширен), ориентировано на комм. структуры. Вкратце опишу принцип.

Преамбула:
1) Все позиции по закупкам относим к ТМЦ (товарно-материальным ценностям).
2) Все закупки инициированы потребителем конкретных ТМЦ (то бишь руководителем подразделения, которому необходима данная закупка).
3) На предприятии присутствует какая-либо ERP. Вполне годится даже 1С с соотв. "доковыриванием".

Суть процесса (+ комментарии):
1. Ответственное лицо подразделения инициирует заявку на покупку чего-то, размещая оную в отведенном разделе ERP. Следующему по цепочке приходит уведомление. Дата и время заявки может быть доступна к просмотру всем участникам процесса.
(Тут просто. Заявитель может "придумать сам, что ему нужно", либо предварительно получив консультирование от нужного лица в ИТ и/или соблюдя требования внутреннего регламента по средствам ВТ в данном предприятии.)
2. Предмет закупки получает первое одобрение соотв. контролирующего лица (это м.б. СЭБ, коммерческая служба, руководитель предприятия - как повелось). Флажок "предварительно одобрено" также имеет дату и время.
3. "Специально обученный закупкам" ИТ-шник делает подбор вариантов, получаем комм. предложения поставщиков (оптимально - в виде счета на оплату.) Сканим оные, закидываем в ЕРП как связанный документ. Дата, время.
4. Получаем требуемый выбор из вариантов от инициатора и контролера в виде флажка "добро". Ставим подтверждение или начинаем переписку с корректированием выбора (нет, эту железку не нужно брать потому и посему). Автоматически после этого шлется уведомление в бухгалтерию. (Дата, время.)
5. Получаем "добро" от бухов. (деньги есть, платить можем и будем)
6. Проводим оплату, получаем данные по платежу от бухов. Уведомляем поставщика по необходимости (если отдаст по платежке).
7. Ждем, получаем ТМЦ сами (если так заведено) или шлем туда заявителя/водителя с доверкой, предварительно инструктируя. (опять же как заведено в конторе).
8. Приходуем поступившее по накладным/актам у бухов. С этого момента ТМЦ как бы"висит" на балансе ИТ-подразделения. И хранится. Дабы избавиться от этого счастья, пинаем заявителя и быстренько передаем оные позиции на его баланс (по электронной заявк с датой/временем или при наличии доступа к учету - сами).
9. При необходимости установки/настройки/прочих пусконаладок - выполняем (если требуется, можно также привязать в ЕРП, это снимает осточертевший вопрос "Ну когда же??").
10. Profit.

Кажется, не слишком сумбурно и из основного ничего не упустил...Да, тот же алгоритм с электронным движением ТМЦ используется при возврате оных из подразделения в ИТ (сервис/гарантия, реструктуризация/ликвидация/сокращение штата, инвентаризация/выборочный учет, списание/утилизация и т.п.)

Чем сие полезно: в первую очередь "прозрачны" все сроки действий от каждого участника. Т.е. валить все на разгильдяйство ИТ-шников уже не выйдет (по опыту - чаще там присутствуют бухи и контроль). Регламенты утверждаются и прописываются. Снимает вопросы "ну у вас же наверняка найдется!" (пусть сами смотрят остатки), не теряются счета и накладные (в электронке, а потеря бумажки у бухов - теперь их проблема). Не кивают на отсутствие времени/необходимого лица в цепочке. И ряд прочих прелестей, которые удается оценить по ходу...Кстати, плановые закупки расходки и прочей ресурсной ерунды стали тоже заметно попроще (и в голове потребление держать не приходится, когда бюджет сочиняешь на след. год).

В подобном окончательном виде система была запущена на одом крупном сетевом холдинге (40+ точек в городе, более сотни филиалов по территории РФ, основные закупки - регламентированы и центролизованы). Написали, дописали и ввели всего за 7 месяцев.
В итоге на эту деятельность у ответственного по ИТ стало уходить не более 10-12 часов в неделю, у его руководителя - в среднем минут 15-20 в день. По сравнению с предыдущим алгоритмом - в 2,5-3 и в 8-9 раз меньше соответственно. Также появилась возможность привязки тикетов (заявок-инцедентов) к данным работам - ооочень экономило нервы на разборах полетов.

Возможно, пригодится